روشهای مستند سازی کسب شناخت از ساختار کنترل داخلی :

 
الف) پرسشنامه کنترل داخلی : یکی از قدیمی ترین شیوه های توصیف یک سیستم داخلی می باشد که عمدتاً مؤسسات حسابرسی جهت انجام این روش برای خود پرسشنامه هایی تهیه وتنظیم می نمایند.
پرسشنامه بگونه ای تهیه و تنظیم می گردد که جوابها بلی و یا خیر باشد بطوریکه جوابهائیکه در مقابل آنها خیر نوشته شده باشد یاعلامت خورده باشد بعنوان ضعفهای سیستم کنترل داخلی شناسایی و سرانجام در قالب نامه مدیریت به هیئت مدیره شرکت ارائه میگردند .

ب) شرح نوشته سیستم کنترل داخلی
ثبت و تشریح هریک از چرخه های معاملات توسط حسابرسان بدین شکل که حسابرسان با حضوردر واحدهای صاحبکار کلیه مراحل انجام یک رویداد در کاربرگ مربوطه بهمراه مستندات دیگر آن نشان می دهد.

ج) نمودارهای سیستم کنترل داخلی :
نمایش تصویری روشن از یک سیستم یا یک سری روش که درآ« هر روش به ترتیب و درحالی خود نشان داده شده است .

*نکته* روش نمودار سیستم روش مؤثرتری نسبت به دو روش پرسشنامه وشرح نوشته می باشد.

نکته اساسی در تقسیم کل سیستم کنترل داخلی به چرخه های معاملات این است که حسابرسان بدین ترتیب می توانند توجه خودرا برآن دسته از کنترلهای داخلی متمرکز کنند که برقابلیت اتکای اقلام خاصی از صورتهای مالی اثر دارد.

منابع کسب اطلاعات در باره کنترلهای داخلی :

چگونه حسابرسان شناختی از ساختار کنترل داخلی صاحبکار بدست می آورند؟

یکی از راههای کسب این اطلاعات ، مرور و بررسی کاربرگهای سالهای گذشته است . بدیهی است حسابرسان در حسابرسیهای بهدی از تمام اطلاعاتی که درگذشته در باره صاحبکار بدست آورده اند ، استفاده خواهند کرد. در نتیجه ، تحقیقات آنان بر زمینه هایی از کنترلهای داخلی متمرکز خواهد شد که در سالهای قبل، سؤال برانگیز بوده است . اما حسابرسان نباید فراموش کنند که روند عملیات ، همواره در حال تغییر است ، کنترلهایی که در سال قبل مناسب بوده است می تواند در سال جاری نامناسب باشد و جا افتادگی اجرای یک روش کنترل داخلی ، دلیلی بر مؤثر و منطقی بودن نحوه اجرای آن در حال حاضر نیست .
حسابرسان می توانند وظایف و مسئولیتهای کارکنان صاحبکار را با بررسی نمودار سازمانی، شرح وظایف و مصاحبه با کارکنان تشخیص دهند اغلب صاحبکاران ، نمودگرها و دستور العملهایی دارند که روشهای اجرای تصویب شده برای انجام شدن کلیه مراحل عملیات درآن توصیف گردیده است . گزارشها، کاربرگها و برنامه های حسابرسی حسابرسان داخلی نیز از جمله منابع بسیار مفید اطلاعاتی است .

موفق باشید

آزمون شناخت سیستم

حسابرسان پس از تشریح سیستم کنترل داخلی در کاربرگهای خود مورد استفاده بودن سیستم را از طریق اجرای آزمون شناخت سیستم در مورد هر یک از چرخه های معاملات بازبینی و تأیید می کنند . اصطلاح آزمون شناخت سیستم به معنای ردیابی چند معامله یا حتی یک معامله در طول مراحل هر چرخه معاملات می باشد.
حسابرسان همزمان با کسب شناخت از ساختار کنترل داخلی ، به طراحی سیاستها و روشهای کنترل داخلی و ا عمال شدن یا نشدن آنها نیز توجه می کنند . در این راه ، آنان گاه اطلاعاتی را در باره تأثیر عملیاتی کنترلهای مختلف بدست می آورند . تأثیر عملیاتی به چگونگی اعمال یک کنترل، یکنواختی اعمال آن کنترل و شخص اعمال کننده آن مربوط است . آگاهی از تفاوت بین این که یک روش کنترل ، مورد استفاده است و کسب شواهدی در باره مؤثر بودن آ« در عمل ، حایز اهمیت است حسابرسان برای برنامه ریزی صحیح حسابرسی باید ابتدا مشخص کنند که کنترلهای عمده ، بکارگرفته شده اند ، اما مجبور نمی باشند که تأثیرر عملیاتی آنها را آزمون کنند . به هر حال ، هنگامی که حسابرسان مایلند احتمال خطر کنترل را در سطحی پایین تر از حداکثر تعیین کنند باید شواهدی حاکی از تأثیر عملیاتی کنترلها را داشته باشند .
اطلاعات مربوط به تأثیر عملیاتی می تواند دراین اولین مرحله ارزیابی سیستم کنترل داخلی ازدوراه بدست آید . اول ، ماهیت کسب اطلاعات در باره اعمال شدن یا نشدن یک کنترل به گونه ای است که می تواند اطلاعاتی را در باره تأثیر عملیاتی آ« نیز بدست بدهد؛ برای مثال ، حسابرسان می توانند با مشاهده ثابت کنند که تفکیک وظایفی که صاحبکار طراحی کرده است نه تنها بکار گرفته شده است بلکه عملکردمؤثری نیز دارد. راه دوم برای کسب اطلاعاتی در باره تأثیر عملیاتی کنترلها، انجام دادن آزمونهای خاصی است که برای این منظور طراحی شده باشد .هردوی این راهها در اساس «آزمون کنترلها» است . آزمون کنترلها در دنباله این فصل به تفصیل بحث می شود.
حسابرسان مستقل همزمان باکسب اطلاعات در باره ساختار کنترل داخلی صاحبکار که برای برنامه ریزی حسابرسی ضروری است باید این اطلاعات را در کاربرگهای خود درج کنند . شکل و میزان این مستند سازی به اندازه و پیچیدگی کار صاحبکارو همچنین ، نوع ساختار کنترل داخلی آن بستگی دارد . اطلاعات مزبور معمولاً به شکل پرسشنامه کنترلهای داخلی ، شرح نوشته یا نمودگر، مستند می شود .

شرایط قابل گزارش(نامه مدیریت )
نقاط ضعف سیستم کنترل داخلی که براثر ارزیابی حسابرسان از سیستم آشکار می گردد باید همراه با پیشنهادهای اصلاحی حسابرسان به صاحبکار گزارش شود استانداردهای حسابرسی نکاتی را که حسابرسان باید به کمیته حسابرسی و هیئت مدیره یا درصورت نبودن کمیته حسابرسی به یک فرد یا گروهی در این رده از مسئولیت گزارش کنند شرایط قابل گزارش نامیده می شود .
شرایط قابل گزارش عبارتست از یک ضعف عمده در طراحی یا اعمال کنترلهای داخلی که بتواند برتوانایی شرکت در ثبت ، پردازش ، تلخیص و گزار اطلاعات قالبی اثر نامطلوب بگذارد.